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Seguridad

Checklist de seguridad para Microsoft 365 y Google Workspace

Por Sebastián Stenico · Revisada el 29 de octubre de 2026 · 3 min de lectura

El mail y los archivos de casi toda pyme viven en Microsoft 365 o en Google Workspace. Bien configurados son muy seguros, pero la configuración de fábrica deja huecos que se aprovechan todos los días. Esta lista te ayuda a encontrarlos.

Qué resuelve
Revisar las configuraciones de seguridad que más ataques evitan en el mail y los archivos de tu empresa.
Para quién es
Pymes que usan Microsoft 365 o Google Workspace y no tienen a alguien dedicado a administrarlos.

En resumen

  • Activá la verificación en dos pasos para todas las cuentas, sin excepciones.
  • Pocos administradores, y con cuentas separadas de las de uso diario.
  • Cuando alguien se va, se le corta el acceso el mismo día.
  • Revisá reenvíos a casillas externas y archivos compartidos con “cualquier persona con el link”.

La checklist

  • Verificación en dos pasos (MFA) para todos. En Microsoft 365, los “valores predeterminados de seguridad” la activan sin costo. En Google Workspace, se exige desde la consola de administración. Preferí una app autenticadora o una llave de seguridad antes que los SMS.
  • Pocos administradores. Al menos dos, para no quedarte afuera, pero no más de los necesarios: Microsoft recomienda menos de cinco administradores globales.
  • Cuentas de administrador separadas de las que se usan para el mail diario.
  • Nada de usuarios compartidos con una contraseña que conoce todo el equipo. Para casillas como ventas@ usá buzones compartidos o grupos.
  • Reenvío automático a casillas externas desactivado, o permitido solo donde haga falta.
  • Archivos compartidos con “cualquier persona con el link” revisados y limitados a lo que realmente tiene que ser público.
  • Aplicaciones de terceros conectadas revisadas: quitá las que nadie usa o no reconocés.
  • Alertas de seguridad y registro de actividad activados, y alguien que los mire.
  • Celulares y notebooks con bloqueo de pantalla y cifrado, y la posibilidad de borrar los datos de la empresa si se pierden.
  • Backup propio del mail y los archivos. Ver la guía de backups.

Cuando alguien deja la empresa

  1. Bloqueá el inicio de sesión el mismo día y cerrá sus sesiones abiertas.
  2. Restablecé la contraseña y quitá sus métodos de verificación.
  3. Transferí sus archivos a otra persona. En Microsoft 365 podés convertir su casilla en un buzón compartido; en Google Workspace, transferir la propiedad de sus archivos de Drive.
  4. Sacalo de grupos, listas y accesos a sistemas externos que usaba con esa cuenta.
  5. Recuperá los equipos y revisá si tenía la cuenta configurada en un celular personal.
  6. Recién después, liberá la licencia.

Errores comunes

  • Dejar afuera de la verificación en dos pasos “solo” al dueño o a un administrador: suelen ser las cuentas más atacadas.
  • Mantener activas las cuentas de ex empleados “por si llega algo”.
  • Usar la cuenta de administrador para el mail de todos los días.
  • Creer que la nube ya tiene backup de todo y para siempre.

Cuándo conviene pedir ayuda

  • Si nadie en la empresa tiene claro quién es administrador ni dónde están las configuraciones.
  • Si vas a activar la verificación en dos pasos para todo el equipo y querés evitar que alguien quede sin acceso.
  • Si encontraste reglas de reenvío o inicios de sesión que no reconocés: ver la guía de cuenta comprometida.

Fuentes consultadas

Los nombres de las opciones cambian con las actualizaciones de Microsoft y Google. Si no encontrás alguna, buscala en las fuentes oficiales. Última revisión: 29 de octubre de 2026.

Más guías