Seguridad

Altas y bajas de personas: accesos, cuentas y dispositivos

Por Sebastián Stenico · Revisada el 29 de octubre de 2026 · 4 min de lectura

Cuando alguien entra, se le dan accesos a las apuradas. Cuando se va, nadie sabe bien qué tenía. Así quedan cuentas activas de personas que ya no trabajan en la empresa, contraseñas compartidas que nunca se cambiaron y equipos que no volvieron. Esta guía ordena el proceso de punta a punta, en todos los sistemas, no solo en el mail.

Qué resuelve: Que cada persona tenga los accesos justos mientras trabaja con vos, y ninguno el día que se va.
Para quién es: Dueños, administración o RR. HH. de pymes, con o sin alguien de IT.

En resumen

Antes de que entre: definí qué necesita según su puesto, no “lo mismo que el anterior”.
Accesos personales, nunca compartidos, con doble factor desde el primer día.
Cuando se va: se corta todo el mismo día, siguiendo siempre el mismo orden.
Un registro de qué tiene cada persona: sin él, la baja se hace a ciegas.

La base: saber qué tiene cada persona

Una planilla simple por persona alcanza. Lo importante es que se complete en el alta y se use en la baja.

Qué registrar	Ejemplos
Cuentas	Mail, Microsoft 365 o Google Workspace, sistema de gestión, banca electrónica, servicios delegados en ARCA, redes sociales, tienda online, portales de proveedores.
Dispositivos	Notebook, celular, tokens, discos y pendrives de la empresa. Y si usa su celular personal para el mail.
Contraseñas compartidas que conoce	WiFi, alarma, cuentas genéricas como ventas@, cajas de seguridad.
Accesos físicos	Llaves, tarjetas, códigos de alarma o de portón.
Datos a su cargo	Carpetas, archivos en su unidad personal en la nube, contactos de clientes.

Cuando alguien entra

Definí los accesos por puesto, no copiando los de otra persona: así no se arrastran permisos de más.
Creá cuentas personales (por ejemplo, nombre.apellido) con una contraseña inicial temporal y la verificación en dos pasos activada el primer día.
Prepará el equipo: actualizado, con disco cifrado, antivirus activo y sin permisos de administrador.
Dale acceso solo a las carpetas y sistemas que necesita para su trabajo.
Pedí la firma del compromiso de confidencialidad y de las reglas de uso de equipos y datos. Ver la checklist de la Ley 25.326.
Anotá todo en el registro.
Dedicá quince minutos del primer día a lo básico: cómo reconocer un mail engañoso y a quién avisar.

Cuando alguien se va

Acordá con administración la fecha y la hora de la baja. Si la salida es conflictiva, cortá los accesos antes de comunicarla.
Bloqueá las cuentas principales y cerrá sus sesiones abiertas. Los pasos de cada plataforma están en la checklist de Microsoft 365 y Google Workspace.
Revocá los accesos en el resto de los sistemas: gestión, banca electrónica, delegaciones en ARCA, tienda online, redes sociales y portales de proveedores.
Cambiá las contraseñas compartidas que conocía: WiFi, alarma, cuentas genéricas. Y aprovechá para pasar esas cuentas a usuarios personales.
Recuperá los dispositivos y quitá los datos de la empresa de su celular personal.
Transferí sus datos: mails, archivos y contactos de clientes. Configurá una respuesta automática que indique a quién escribir.
Recuperá llaves y tarjetas, y cambiá los códigos de alarma o de acceso.
Actualizá el registro y recién después liberá las licencias.

Cuando alguien cambia de puesto

Es el caso que más se olvida. Al cambiar de puesto, se suman los accesos nuevos pero nadie quita los anteriores, y con los años algunas personas terminan accediendo a todo. Tratalo como una baja y un alta: quitá lo que ya no corresponde y agregá lo nuevo.

Errores comunes

Dejar activa la cuenta de un ex empleado “por si llega algo”: para eso está la respuesta automática o el reenvío a otra persona.
No cambiar las contraseñas compartidas después de una salida.
Dar permisos de administrador “para que no moleste”.
Olvidarse del celular personal con la casilla de la empresa configurada.
Depender de la memoria de una persona en lugar de un registro.

Cuándo conviene pedir ayuda

Si nunca llevaste un registro de accesos y no sabés por dónde empezar.
Si se va alguien con permisos de administrador o acceso a la banca electrónica.
Si la salida es conflictiva: ahí conviene cortar los accesos antes de comunicarla.

Fuentes consultadas

Adaptá la lista a los sistemas que usa tu empresa: lo importante es que siempre se siga el mismo orden. Última revisión: 29 de octubre de 2026.